Hiruk-pikuk keluhan layanan sistem informasi, UIN Jakarta alihkan AIS ke E-Semesta. Hal itu juga bagian dari realisasi kampus modern.
Peralihan Academic Information System (AIS) ke Elektronik Sistem Manajemen Terpadu Perguruan Tinggi Agama (E-Semesta) telah diterapkan pada Mahasiswa Baru (Maba) Tahun Akademik 2024/2025. Perubahan sistem informasi digital tersebut akan diterapkan kepada seluruh mahasiswa Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta secara bertahap.
Sebagai maba Program Studi (Prodi) Sistem Informasi, Nina—bukan nama sebenarnya—mengungkapkan, tidak ada sosialisasi terkait penggunaan E-Semesta saat Pengenalan Budaya Akademik dan Kemahasiswaan (PBAK). “Aku taunya pakai AIS, ternyata setelah PBAK infonya E-Semesta,” ungkap Nina saat dihubungi lewat WhatsApp, Kamis (12/9).
Saat awal perkuliahan, Nina sempat mengalami kendala sistem E-Semesta yang menyebabkan satu Mata Kuliah (Matkul) tidak tersedia kelas. “Kemarin ada miskomunikasi sama dosen tentang jadwal matkul karena sistem E-Semestanya,” lanjut Nina.
Kendala dalam mengakses E-Semesta turut dialami Maba Komunikasi dan Penyiaran Islam, Najwa Selica Yuliani Rusmawan. Sebab, nama pengguna dan kata sandi yang ia gunakan tidak bisa untuk mengakses web. “Sebelumnya, pas awal-awal bisa digunakan,” katanya, Kamis (12/9).
Najwa lanjut mengungkapkan, hanya beberapa maba yang mengalami kendala seperti ini. Lalu, kendala tersebut akan dikumpulkan untuk diproses. “Ada teman seangkatan yang koordinasi dengan kakak tingkat, lalu diproses ke pusat,” jelasnya.
Seiring berjalannya waktu, menurut Nina, E-Semesta akan sangat efektif karena informasi dari kemahasiswaan, akademik, dan virtual class tersedia di E-Semesta. “Kalau sejauh ini belum terasa keefektifan dari E-Semesta, selain sistemnya yang masih menyesuaikan, aku juga belum coba fitur lainnya,” katanya.
Ahmad Tholabi Kharlie, Wakil Rektor Bidang Akademik mengungkapkan, E-Semesta merupakan salah satu program dari prioritas rektor yang mengarah pada digitalisasi. Tak hanya itu, dalam rangka meningkatkan dan mempermudah layanan sistem informasi, maka dibuatlah E-Semesta. “Hal ini merupakan upaya untuk terus meningkatkan kualitas kampus modern,” ungkap Tholabi, Jumat (13/9).
Lanjut Tholabi, saat ini UIN Jakarta masih menggunakan AIS yang merupakan produk lama dan mencakup bidang akademik saja. Sementara itu, E-Semesta telah mencakup semua bidang. “Keuangan, Akademik, Sumber Daya Manusia (SDM), dan Aset. Dibandingkan dengan sistem AIS dahulu yang masing-masingnya memiliki data terpisah,” kata Tholabi.
Tholabi menyatakan, UIN Jakarta juga melakukan kerjasama dengan Universitas Gajah Mada (UGM) dalam pembuatan model sistem informasi yang bagus. Proses migrasi data dari AIS ke E-semesta tentunya perlu waktu yang panjang. “Perbaikan dan kelengkapan data diperlukan sebelum dipindahkan ke E-Semesta. Oleh karena itu dalam realisasinya perlu uji coba bertahap,” ujarnya.
Sebagai Kepala Divisi Data dan Informasi, Abdullah menyatakan, Pusat Teknologi Informasi dan Pangkalan Data (Pustipanda) masih terus mendata untuk finalisasi E-Semesta. Dengan bertambahnya maba, maka akan berdampak pada pemilihan penjadwalan kelas di setiap fakultas.
“Dua aplikasi (AIS dan E-Semesta) itu paralel berjalan memang proses change management, lah. Sekarang kami sedang mempersiapkan referensi data untuk mengakomodir migrasi data mahasiswa lama,” ujarnya, Kamis (19/9).
Abdullah menilai, E-Semesta lebih efektif dibanding AIS. Sebab, AIS merupakan satu aplikasi yang merangkap semua komponen sehingga perlu aplikasi lain yang memecah masing-masing komponen tersebut. “Kalau AIS modern itu agak sulit karena berat dan tidak responsif. Ketika AIS itu lemot, semua pelayanan akan mati,” ungkapnya.
Sampai sekarang, lanjut Abdullah, banyak yang gagal pada saat login karena beberapa mahasiswa salah menginput Nomor Induk Kependudukan (NIK)—untuk pengisian nama pengguna dan kata sandi—ketika awal mengisi biodata mahasiswa. Selain itu, terdapat mahasiswa yang salah saat mengisi kata sandi baru dengan mengisi kata sandi lama. “Pada saat kita launching itu memang terjadi shock culture karena AIS dan E-Semesta ini aplikasi yang berbeda,” tutur Abdullah.
Menurutnya, tim Pustipanda perlu membuat video panduan cara mengakses E-Semesta karena mahasiswa kerap kurang teliti membaca panduan tertulis. Ia berencana merilis aplikasi pelayanan terpadu atau helpdesk untuk menerima permintaan perbaikan dari mahasiswa.
“Kita akan coba merencanakan sosialisasi kepada mahasiswa dan dosen lama yang belum menggunakan E-Semesta, jadi mereka akan mendapatkan pengalaman sebelum nantinya benar-benar mengakses E-Semesta,” pungkasnya.
Reporter: Mutya Sunduz Arizki, Rizka Id’ha Nuraini
Editor: Shaumi Diah Chairani
0
0
